Expertise für Ihre Dokumente

Bessere Geschäftsprozesse durch digitale Abläufe

DIGITALISIEREN UND AUTOMATISIEREN SIE IHRE GESCHÄFTSPROZESSE

Wir unterstützen Sie als mittelständisches Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse – beginnend bei der Erfassung, über die Verarbeitung bis hin zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten. Als Basis setzen wir hier auf das moderne Dokumentenmanagementsystem docuvita.

Das Ergebnis ist eine für Sie optimale Lösung, die die Qualität und Geschwindigkeit Ihrer Abläufe in Büro und Verwaltung wesentlich steigert.

Revisionssichere Archivierung

Elektronische Belege und andere digital aufbewahrungspflichtige Unterlagen fallen heute in allen Unternehmen an. Die Archivierung einer steigenden Zahl von digitalen Belegen muss jedoch nach wie vor im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben erfolgen, denn elektronische Unterlagen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden.

Neben der revisionssicheren Archivierung spielt auch der DS-GVO konforme Umgang mit den Dokumenten eine zentrale Rolle. docuvita bildet hierzu die technische Grundlage, um Ihre Unternehmensprozesse DS-GVO konform zu gestalten.

Schnelles Wiederauffinden von
Belegen und Unterlagen

Laut anerkannter Studien werden bis zu 50% der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht.
Eine der Ursachen hierfür ist die zunehmende Verteilung von Daten und Informationen, die an unterschiedlichsten Orten wie Archivkeller, Aktenschrank, (lokale) Verzeichnisse, E-Mail-Systeme, etc. gespeichert bzw. abgelegt sind.

Ziel vieler Unternehmen ist daher die Reduzierung damit verbundener Such- und Recherchezeiten, um Auskunftsfähigkeit und Produktivität wieder zu steigern. Suchen wir nach Informationen im Imternet, nutzen wir meist die gleiche Suchmaschine, nämlich Google. Im Unternehmen müssen oft aber ganz unterschiedliche Quellen - zeitaufwendig - recherchiert werden.
Dokumentenmanagement ist hier die Lösung, denn es führt die Unternehmensinformationen wieder zusammen.

Unter Dokumentenmanagement wird heute die softwaregestützte Verwaltung elektronischer Dokumente verstanden. Sie ist das zentrale Instrument zur digitalen Transformation papiergebundener Arbeitsabläufe in Büro und Verwaltung.

Durch die Speicherung in einheitlichen Ablage- und Aktenstrukturen (digitale Akten) können unterschiedliche Suchfunktionen optimal arbeiten und die gewünschten Dokumente schnell zu Tage fördern. Dies gilt selbstverständlich auch für E-Mails und ihre Anhänge. Dadurch stehen alle relevanten Informationen stets in ihrem betrieblichen Zusammenhang und im Kontext des Geschäftsvorfalls zur Verfügung. Darauf aufbauend lassen sich dokumentenbasierte Geschäftsprozesse in anwendungsübergreifenden Workflows abbilden. Sie dienen der aktiven Steuerung und Kontrolle von Arbeitsabläufen auch über Abteilungsgrenzen hinweg.

Als Spezialist für die Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse begleiten wir Sie in allen Projektphasen.

Prozessoptimierung

Wenn man nach Untersuchungen der Gartner Group davon ausgeht, dass

80% der Geschäftsdokumente in unstrukturierter Papierform vorliegen,
ein Dokument durchschnittlich fünfmal kopiert wird und
50% der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht werden,

kann man sich leicht vorstellen, dass durch die Überführung von Papierdokumenten in ein digitales Medium und die weitere Bearbeitung auf elektronischem Wege Geschäftsprozesse beschleunigt werden können.

Schnellere Abläufe sind selbstverständlich kein Selbstzweck. Die kalkulatorischen Kosten einer nur um zwei Minuten verkürzten Bearbeitung eines Eingangsbeleges kann jedes Unternehmen leicht errechnen. Griffiger, weil mit direkter finanzieller Einbuße einhergehend, ist das Beispiel des Skontoverlustes. Manuelle Dateneingabe und papiergebundene Freigabeprozesse über die Hauspost sind Stand der Dinge. Können Skonti wegen zu hoher Belegdurchlaufzeiten nicht gezogen werden, wird bares Geld verschenkt.

Prozessverbesserungen durch die Digitalisierung bislang papiergebundener Abläufe können in verschiedenen Bereichen erzielt werden, vornehmlich jedoch hier:

Rechnungseingangskontrolle
Automatisierte Belegverarbeitung
Lieferscheinkontrolle
Genehmigungs- und Prüfverfahren

Profitieren Sie von unserer in zahlreichen Kundenprojekten gewonnenen Erfahrung, betriebliche Prozesse zu digitalisieren.

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Kundenstimmen

International School Augsburg

„Die Vorteile der Lösung spüren wir beispielsweise in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen: Vom Eingang bis zur Bezahlung der Rechnung wird der komplette Workflow automatisiert, was viel Zeit bei der Bearbeitung spart.“

Marcus Wagner (Vorstand Business & Finance), International School Augsburg (ISA)