docuvita DMS

Die digitale Dokumentenverwaltung

Das Informations- und Dokumentenmanagementsystem

docuvita ist ein skalierbares, leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS). Der modulare Aufbau erlaubt es, beispielsweise mit der Belegarchivierung zu starten und docuvita im Verlauf der Zeit zu einer komplexen, hoch individuellen Unternehmenslösung auszubauen.

Mit dem docuvita DMS werden auf einfache Art und Weise sämtliche Daten in Ihrem Unternehmen aus den verschiedensten Quellen zusammengeführt und an zentraler Stelle verwaltet. So brauchen Sie in Zukunft deutlich weniger Zeit zum Suchen, Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen von Dokumenten:

  • Orts- und geräteunabhängiger Zugriff auf Ihre Dokumente. Greifen Sie auf Wunsch von jedem Ort der Welt und mit nahezu jedem Endgerät sicher auf Ihre Daten zu.
  • Perfekte Integration in Ihre IT-Umgebung docuvita verknüpft sich mit datenführenden Anwendungen wie zum Beispiel Warenwirtschafts-, ERP- oder CRM-Systemen. Die dort bereits erfassten Daten können zur automatischen Anlage von Akten oder zur Erfassung von Dokumenteigenschaften genutzt werden.
  • Schnelles Wiederauffinden und effiziente Recherche mit docuvita macht Ihr Leben einfacher. Finden Sie Informationen auf Knopfdruck. Mit der Volltextsuche recherchieren Sie die gewünschten Dokumente so einfach wie bei Ihrer Lieblingssuchmaschine im Internet.
  • Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter. docuvita kümmert sich automatisch um die Versionierung Ihrer Dokumente. Alle Versionsstände und Bearbeitungsschritte werden lückenlos in der Historie protokolliert.
  • Ihre Daten sind sicher im docuvita DMS aufbewahrt. Ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem in Verbindung mit der Verschlüsselung Ihrer Daten und der Kommunikation sorgt für Sicherheit.

Prozessoptimierung durch Workflows

Die Abbildung von Arbeitsabläufen in docuvita ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse übersichtlich und leicht handhabbar zu gestalten. Vielfältige Anwendungen lassen sich umsetzen, zum Beispiel Rechnungsfreigaben, Genehmigungen, Kontrollen und Kenntnisnahmen. Das Ablagesystem wird so zu einer aktiven Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe.

Revisionssichere Archivierung

Eine der Grundanforderungen im Dokumentenmanagement ist die rechtssichere Archivierung von Dokumenten, Geschäftsbriefen und Belegen gemäß GoBD.

Das docuvita DMS wurde vom VOI und dem TÜV IT (TÜV Nord) auf die grundsätzliche Eignung zur revisionssicheren Archivierung, im speziellen nach den Anforderungen der GoBD, überprüft. Das Ergebnis: Mit docuvita können Sie die gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit erfüllen.

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