EMailArchiver

Gesetzeskonforme, unternehmensweite E-Mail-Archivierung

EMailArchiver

Mit dem EMailArchiver archivieren Sie E-Mails bequem und sicher in Ihrem docuvita DMS. Die zentrale Speicherung erfolgt dabei postfach- bzw. benutzerbezogen. Dadurch erhält der Benutzer standardmäßig nur Zugriff auf seine E-Mails.

Durch die Unterstützung beliebiger Mail-Systeme ist der EMailArchiver universell einsetzbar. Ausgelegt auf eine vollautomatische E-Mail-Archivierung mit minimalem Administrationsaufwand, erfolgt die Anlage neuer Benutzer in der „Enterprise“-Version sogar automatisch mittels Active Directory Abgleich.

Der EMailArchiver schafft die Basis für eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung. Gleichzeitig steigern Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen, indem Sie archivierte E-Mails mit beliebigen Vorgängen und Akten im docuvita DMS verknüpfen können. Dadurch wird Ihr DMS zur einheitlichen, unternehmensweiten Recherchebasis für alle Mitarbeiter. Bei einem Wechsel des E-Mail-Systems oder Providers bleiben zudem alle Nachrichten im DMS erhalten.

Eigenschaften

  • Unterstützung beliebiger Mail-Systeme (Voraussetzung: IMAP-Zugriff)
  • Zugriff auf archivierte E-Mails unabhängig von der Verfügbarkeit des Mailsystems
  • Jeder Benutzer erhält nur Zugriff auf seine E-Mails. Weitere Einschränkungen bzw. Erweiterungen der jeweiligen Zugriffsrechte anhand von regelbasierte Kriterien möglich
  • Einfache Wiederherstellung von E-Mails im Mail-Client durch Drag & Drop aus dem Archiv
  • Blacklists (Ausfiltern von E-Mails, die nicht archiviert werden sollen)
  • Volltextsuche (auch in E-Mail Anhängen)
  • Archivierung der Original E-Mail ohne Veränderung (wie sie das Mailsystem bereitstellt)
  • Vermeidung von Redundanzen: Jede E-Mail wird nur ein einziges Mal gespeichert
  • Archivierte E-Mails lassen sich in automatisierte Wiedervorlagen und Workflows einbetten
  • Frei wählbare Archivierungsintervalle (über Windows Aufgabenplanung)
  • Automatische Zuordnung zu Digitalen Akten (z.B. Kunden- oder Lieferantenakten) möglich (optionaler AutoProfiler erforderlich)
  • Unterstützung mehrerer Mandanten im docuvita DMS
  • Microsoft Active Directory (AD) Unterstützung
  • Abgleich mit dem AD: Automatische Benutzeranlage im docuvta DMS bei erstmaligem Maileingang
  • Benutzerbenachrichtigung mit Account/Zugangsdaten bei automatischer Erstanlage
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