Lösungen

Ihre optimale Lösung ist unser Anliegen

Revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung

Von einer revisionssicheren Archivierung spricht man, wenn bei der elektronischen Speicherung aufbewahrungspflichtiger Geschäftsunterlagen steuer- und handelsrechtliche Vorschriften beachtet werden. Diese wurden zum 1. Januar 2015 in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) neu zusammengefasst.

In der praktischen Umsetzung einer revisionssicheren Archivierung bedarf es geeigneter technischer sowie organisatorischer Verfahren, um die in den GoBD beschriebenen Vorgaben zu erfüllen. Um hierüber einen Nachweis führen zu können, erlangt die in den GoBD mehrfach erwähnte Verfahrensdokumentation entscheidende Bedeutung. Hierin wird der individuelle Archivierungsprozess - bestehend aus den implementierten technischen und organisatorischen Maßnahmen - zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Sinne der GoBD beschrieben.

Auf Wunsch begleiten wir Sie hierbei nicht nur mit zertifizierten Produkten, sondern begleiten Ihr Projekt von der Anforderungsanalyse über die Umsetzung bis zur Erstellung der geforderten Verfahrensdokumentation.


E-Mail Archivierung

Als schnelles, kostengünstiges Kommunikationsmedium gehört E-Mail mittlerweile auch im Geschäftsleben zu den meistgenutzten Kommunikationsmitteln unserer Zeit. Aus unterschiedlichen Erwägungen heraus sollte der Archivierung von E-Mails besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige Belege werden vermehrt per E-Mail versandt. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft vor allem auch auf E-Mails und deren Dateianhänge zu.

Eine professionelle Lösung stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Unternehmen einführen zu können. Eingehende Nachrichten werden vor Manipulation geschützt, indem sie bereits archiviert werden bevor sie den Nutzer erreichen (serverbasierte Archivierung). Zudem steuert ein Berechtigungssystem den Zugriff auf die Daten, und eine Zugriffsprotokollierung ermöglicht die Kontrolle der Datennutzung.

Erfolgt die Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem kann vor allem gewährleistet werden, dass E-Mails in ihrem betrieblichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten an einem Ort zur Verfügung stehen. Die Ablage in individuellen bzw. branchenspezifischen Aktenstrukturen und das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen (Brief, Fax, E-Mail, etc.) erleichtert die Informationsgewinnung entscheidend.

Archivierte E-Mails lassen sich ebenfalls in automatisierte Wiedervorlagen und Workflows einbetten. Damit stehen sämtliche Informationen bei der digitalen Bearbeitung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Nutzen der E-Mail Archivierung

1. Vermeidung von Haftungsrisiken
  • Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung steuerlich relevanter elektronischer Dokumente
  • Erfüllung regulatorischer Anforderungen / Compliance
2. Effizienzsteigerung
  • Schnelles Suchen und Finden
  • Einheitliche Recherchebasis für sämtliche Unternehmensdokumente
  • Entlastung des Mailservers
  • Geringerer Administrationsaufwand durch zentrale Datensicherung und Vermeidung lokaler Mehrfachspeicherung.

E-Mail Archivierung von klein bis umfassend – Wir haben die richtige Lösung für Sie!

Businessworkflow

Arbeitsprozesse vom Papier entkoppeln

Von der Digitalisierung dokumentenorientierter Geschäftsprozesse können gerade mittelständische Unternehmen mit vielen papiergebundenen Abläufen besonders profitieren. Werden Arbeitsabläufe und die damit jeweils im Zusammenhang stehenden Informationen von einem IT-gestützten System gesteuert, spricht man gemeinhin von Workflows.

Workflow-Management-Systeme übernehmen die Aufgabe der Steuerung digitaler Prozesse. Hierbei werden der Prozessfluss samt Genehmigungs- und Ausnahmeregelungen sowie die jeweils für die Bearbeitung erforderlichen Daten und Dokumente zunächst vordefiniert. Der jeweilige Prozessdurchlauf wird dann automatisch mittels Erinnerungs- und Weiterleitungsfunktionen gesteuert. Ein oft willkommener Nebeneffekt ist, dass der Workflow die Einhaltung des vorgegebenen Prozessablaufes quasi einfordert, so dass nicht nur die Prozessgeschwindigkeit erhöht, sondern auch dessen Qualität verbessert wird. Compliance-Anforderungen lassen sich bei Bedarf durch Kontrollfunktionen erfüllen:

  • Protokollierung des Ablaufs (Nachweis, wer wann was getan hat)
  • Sicherheit (welche Schritte wurden abgearbeitet)
  • Prüfbarkeit (vergangene Vorgänge lassen sich überprüfen und nachvollziehen)
  • Messbarkeit (der Bearbeitungsqualität)

Durch eine enge Verzahnung mit anderen IT-Anwendungen, wie FIBU, ERP oder CRM lassen sich vielfältige Lösungen realisieren:

  • Eingangsrechnungsprüfung und Freigabe
  • Bewerbermanagement
  • Urlaubsantrag
  • Reklamationsbearbeitung
  • Reisekostenabrechnung
  • Projektsteuerung & -überwachung
  • Bedarfsanforderung
  • Sonstige Genehmigungsverfahren

Eingangspostautomation

Befreien Sie ihre Verwaltung von Routineaufgaben

Das Büro 4.0 zeichnet sich durch digitalisierte, „papierarme“ Prozesse aus. Dennoch wird uns der Briefumschlag in der Eingangspost noch eine ganze Zeit begleiten und Personal durch Routineaufgaben binden. Erst der gescannte Brief öffnet das Tor in die digitale Welt.

Bei der Eingangspostautomation handelt es sich um die maschinelle, inhaltliche Erkennung und Auswertung sowie um die daran anschließende automatische Weiterverarbeitung digitaler Schriftstücke. So werden beispielsweise Versicherungspolicen nach dem Scannen automatisch als solche erkannt, der Akte des Versicherungskunden zugeordnet und an den entsprechenden Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet.

Auf diese Weise lässt sich nahezu beliebiges Schriftgut, das anhand besonderer Merkmale identifiziert werden kann, ohne menschliches Zutun verarbeiten, wie z.B.:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Verträge
  • Formulare
Aber auch Beschwerdebriefe, Glückwünsche oder Einladungen lassen sich als solche identifizieren und dem entsprechenden Bearbeiter bzw. der Abteilung zuordnen.


Lassen Sie sich von uns die verschiedenen Möglichkeiten aufzeigen, Ihre Eingangspost rationeller zu bearbeiten!

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Das Optimierungspotential papiergebundener Freigabeprozesse ist so gut wie ausgeschöpft. Dies fällt insbesondere bei der täglichen Verarbeitung von Eingangsrechnungen negativ auf, denn manuelle Belegerfassung und -weitergabe von Schreibtisch zu Schreibtisch führen u.a. immer wieder zu vermeidbaren Skontoverlusten. Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können hier die Lösung sein.

Der gesamte Bearbeitungsprozess - beginnend mit der Belegprüfung, über Freigabe und Archivierung, bis zur Verbuchung in der FIBU - wird in der digitalen Welt von einem Workflow-System gesteuert. Mittels intelligenter, automatischer Belegerkennung und dem Abgleich mit Buchungsinformationen aus dem ERP-System entfallen viele zeitraubende manuelle Tätigkeiten. Die Rechnungsverarbeitung insgesamt wird beschleunigt und unter der Kontrolle eines Workflows transparent und im Rahmen der Vorgaben durchgeführt.

Unsere vorkonfigurierte Basislösung passen wir an die individuellen Wünsche unserer Kunden an. Damit erreichen wir eine 1:1 Umsetzung der jeweiligen kundenspezifischen Anforderungen. Die Basislösung beinhaltet u.a. folgende Funktionalitäten:

  • Basis-Workflow Rechnungsprüfung
  • Automatisierung folgender Bearbeitungsschritte mittels
  • intelligenter
      •  OCR-Erkennung
      •  Belegerkennung
      •  Prüfung der Rechnungspflichtangaben gem. §14 UStG Kreditorenerkennung
  • Stammdatenübernahme
  • Verarbeitung des ZUGFeRD-Rechnungsformates
  • Verknüpfung von Belegen (z.B. alle Lieferscheine zu einer Rechnung)
  • Export der FIBU-Buchungssätze
  • Belegarchivierung
  • FIBU Beleg-Link: Aufruf des archivierten Beleges direkt aus der FIBU-Anwendung
  • Workflow-Freigaben auch von unterwegs möglich (z.B. Baustelle)

Weitere Informationen zum Thema ZUGFeRD finden Sie hier



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