ZUGFeRD

Ziel des elektronischen Rechnungsformats ZUGFeRD ist es, den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen zu vereinfachen. Bei der Spezifikation von ZUGFeRD wurde darauf geachtet, dass es weder komplex (EDI) noch proprietär ist. Daher sind nun endlich auch kleine und mittelständische Betriebe in der Lage, eine elektronische Rechnungsabwicklung kostengünstig einzuführen.
Untersuchungen der letzten Jahre zeigen, dass Unternehmen je nach bisherigem Digitalisierungsgrad des Verarbeitungsprozesses die Kosten der Rechnungsverarbeitung dadurch teils erheblich reduzieren konnten. Und dies jeweils auf der Rechnungsausgangs- und der Rechnungseingangsseite!

Rund um das Thema ZUGFeRD bieten wir Lösungen für die verschiedensten Anwendungsgebiete und Anforderungen:

  • Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen durch Einbetten des XML-Rechnungsdatensatzes
  • Prüfung und Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen
  • Extraktion und Weiterverarbeitung des XML-Rechnungsdatensatzes aus der ZUGFeRD-Rechnung
  • Automatisierte und Workflow-gestützten Verarbeitung von ZUGFeRD-Eingangsrechnungen
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Was ist eigentlich ZUGFeRD?

Unter ZUGFeRD versteht man die Spezifikation eines elektronischen Rechnungsformates. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Zielsetzung hierbei war, dass ZUGFeRD-konforme Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden können.

ZUGFeRD-Rechnungen werden im PDF-Format (genauer: PDF/A-3) verschickt. Die Rechnungsdaten werden zusätzlich in einer standardisierten, maschinell auswertbaren XML-Struktur (nach UN-CEFACT) mit übertragen, die ins PDF eingebettet ist. Optisch ist die Rechnung nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Die integrierte XML-Struktur erlaubt jedoch ein automatisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum usw. Damit wird nach der elektronischen Erstellung und Übertragung der Rechnung auch deren automatisierte Verarbeitung in nachgelagerten digitalen Prozessen möglich.

Vorteile der ZUGFeRD-Rechnung:
  • Durch die Standardisierung des Rechnungsformats sind keine bilateralen Absprachen notwendig. ZUGFeRD-Rechnungen können daher ohne vorherige Absprache ad hoc versandt werden.
  • Jeder, der eine ZUGFeRD-Rechnung erhält, kann diese wie gewohnt behandeln, sei es als Papierausdruck, in der Vorschau am Bildschirm oder als automatisch zu verarbeitenden digitalen Beleg.
  • Viele Warenwirtschaftssysteme unterstützen das Erzeugen von ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen.
  • Das verwendete Dateiformat PDF/A-3 ist für die digitale Langzeitarchivierung geeignet.

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